建立專屬信息庫
我敢保證，你每天的日常工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，一定有許多時(shí)間浪費(fèi)在來回搜尋信息上面。
什么信息呢？比如QQ里和同事的某段對話、微信里面領(lǐng)導(dǎo)的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個(gè)文件等等。它們總是在你最緊急、最需要的時(shí)候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費(fèi)時(shí)間，也常常影響心情。
如果你經(jīng)常有這樣的困擾，那可以試試這個(gè)方法——建立一個(gè)專屬的信息庫。
無論是聊天記錄、郵件內(nèi)容，還是工作安排、項(xiàng)目反饋，抑或是突然產(chǎn)生的靈感，或者從網(wǎng)上看到的有價(jià)值的案例、知識(shí)，都可以往里面一丟。需要的時(shí)候打開它，直接查找即可。
1、用筆記軟件來建立信息庫
我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當(dāng)然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。在筆記軟件里，按照你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，新建一個(gè)筆記本。然后所有跟這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的一切信息，都可以放進(jìn)這個(gè)筆記本，再起一個(gè)易于辨認(rèn)的名字即可。
比如，你和同事討論一個(gè)原型。他提了很多有意思的看法。聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復(fù)制出來，在筆記本里新建一頁筆記。命名為「06.19與XXX關(guān)于XX原型第二版的討論」即可。
或者，你是一名文案。那么可以直接新建一頁筆記，把平時(shí)在網(wǎng)上搜集到的案例放進(jìn)去，再寫上來源和自己的想法。當(dāng)你沒有靈感的時(shí)候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創(chuàng)意參考。
更重要的，可以把所有的工作流程、規(guī)范，甚至是生活的備忘錄都放進(jìn)去。比如「5號(hào)電池在門口第二個(gè)柜子里」、「充電器在臥室書架下面的箱子里」、「身份證在衣柜下面的抽屜第二層」等。
平時(shí)或許感覺不到，但在急需的時(shí)候，絕對可以為你節(jié)省大量的時(shí)間和精力。
2、堅(jiān)持平時(shí)的積累和記錄
建立信息庫，最好是設(shè)置為開機(jī)啟動(dòng)，配合相應(yīng)的插件和快速啟動(dòng)方式。比如印象筆記的「剪藏」、Onenote的「新建快速筆記」。務(wù)求第一時(shí)間將信息記錄入筆記中。
為什么要匯總一個(gè)唯一的入口呢？
因?yàn)檫@樣不但可以減少記憶的難度、節(jié)省我們的認(rèn)知和記憶資源，而且可以使工作和學(xué)習(xí)變得簡潔高效。當(dāng)你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內(nèi)容時(shí)，你就可以更專注在手頭的事務(wù)上面。
減少對工作的打斷
很多人為了節(jié)省時(shí)間，都會(huì)讓自己進(jìn)行「多任務(wù)工作」。
比如像前文所說，同時(shí)開著一大堆網(wǎng)頁。這里看一會(huì)、那里看一會(huì)；做一下PPT、做一下EXCEL。以此來降低「我還有一項(xiàng)任務(wù)沒有開工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務(wù)都在同步進(jìn)行」的美好感覺之中。
但是這恰恰是最浪費(fèi)時(shí)間、最沒有效率的表現(xiàn)。
記住一個(gè)最基本的原則：人類的大腦是沒法進(jìn)行「多線程處理」的。人同一時(shí)間只能聚焦在一件事情上面。
所謂的「多任務(wù)工作」并不是真的「同時(shí)進(jìn)行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務(wù)之間打斷和切換而已。也就是說，當(dāng)你以為「同時(shí)處理兩項(xiàng)任務(wù)」時(shí)，實(shí)際上，你的大腦是這樣運(yùn)作的：進(jìn)入A的工作狀態(tài)-退出A的工作狀態(tài)-進(jìn)入B的工作狀態(tài)-退出B的工作狀態(tài)……
循環(huán)往復(fù)。只是切換的時(shí)間太短，我們很難覺察到而已。
比如你寫一篇文章，先在腦子里構(gòu)思出幾個(gè)要點(diǎn)。這時(shí)一個(gè)新聞彈窗吸引了你。你點(diǎn)擊打開，看完一篇新聞。再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構(gòu)思的結(jié)果么？
恐怕不是那么簡單了。因?yàn)樗呀?jīng)被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時(shí)間才能重新把它找回來。而當(dāng)我們反復(fù)打斷的時(shí)候，這些時(shí)間累積起來，其總量是相當(dāng)可觀的。
所以工作時(shí)，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個(gè)小時(shí)以內(nèi)不要打斷，不要同時(shí)處理任何其他的事情。如果有任何突發(fā)性的事務(wù)，比如要交一個(gè)報(bào)表、要回復(fù)一個(gè)郵件、回應(yīng)一個(gè)同事等。
先用便簽紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務(wù)告一段落，或者你感到疲倦了，再休息。按照便簽紙上面的內(nèi)容去逐項(xiàng)處理。如果一定非打斷不可，比如突然有個(gè)會(huì)議要開。那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進(jìn)度和正在思考的內(nèi)容，用關(guān)鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。
當(dāng)回到原先工作的時(shí)候，這可以大大減少你進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)間。
化整為零
生活中的碎片時(shí)間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行等等。這些時(shí)間，大家是怎么利用的？
我想很多人都會(huì)選擇讀書、看公眾號(hào)；或者聽講座、公開課。這很對，當(dāng)然也比發(fā)呆，什么也不干要好得多。
但是這仍然不是最好的利用方式。為什么呢？因?yàn)榻^大多數(shù)有價(jià)值的知識(shí)，并不是你在碎片時(shí)間里可以掌握的。
它們往往很復(fù)雜，有著嚴(yán)格的推理過程和思考邏輯。你要完全代入作者的語境里面，跟著他的思路、分析他的論證過程、記住他的結(jié)論。這個(gè)過程，很多時(shí)候都沒法在碎片時(shí)間里完成，它往往需要一整段的大塊時(shí)間。
在碎片時(shí)間里，你能學(xué)習(xí)到的，只是一些簡單的結(jié)論而已。
它們除了增加一些談資之外，并沒有太大的價(jià)值。甚至還不一定是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、正確的。那么，對于碎片時(shí)間，最好的利用方式是什么呢？
不是學(xué)習(xí)和吸收，而是思考。
一個(gè)行之有效的方法，是把工作、學(xué)習(xí)中遇到的問題，分解成一個(gè)個(gè)更小的問題。然后把它們列成清單隨身攜帶。利用碎片時(shí)間，進(jìn)行思考和推導(dǎo)。在這個(gè)過程中，取得的任何進(jìn)展和反饋都記下來。便于下一次繼續(xù)進(jìn)行思考。
比如做一個(gè)PPT，你就可能會(huì)列出這些問題：
整個(gè)PPT的邏輯要怎么呈現(xiàn)？
每一部分分別用多少P來講？
背景分析需要考慮哪些因素？
PEST每一點(diǎn)分別要怎么寫？
市場分析要怎么寫？
目標(biāo)消費(fèi)者具有怎樣的特點(diǎn)？
把這些問題做成清單，只要有空就拿出來思考。再及時(shí)把思考結(jié)果記下來，而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節(jié)省時(shí)間的方式。生活中很多看起來很聰明的人，其實(shí)并不是真的比我們聰明多少。
而是因?yàn)樗麄冊谏钪械拿恳幻�，在別人發(fā)呆、放空、渾渾噩噩的時(shí)候，都時(shí)刻在腦中對各種情形進(jìn)行思考、推演、分析，對各種路徑和結(jié)果早已爛熟于心。所以當(dāng)需要的時(shí)候，就能夠非常快速地對各種情況進(jìn)行判斷，作出最佳的決策。